Cơ cấu tổ chức của Phòng Đảm bảo chất lượng và Hợp tác quốc tế (hoặc phòng Quản lý chất lượng & Hợp tác quốc tế) tại một trường Cao đẳng mang tính chất đặc thù, kết hợp giữa hai mảng công việc: một mảng hướng nội để chuẩn hóa hệ thống bên trong, và một mảng hướng ngoại để mở rộng mạng lưới quốc tế.
Đặc biệt, đối với các trường Cao đẳng đang tập trung phát triển các ngành nghề trọng điểm đạt cấp độ Quốc tế hoặc Khu vực (ASEAN), phòng này đóng vai trò cực kỳ then chốt trong việc chuyển giao chương trình và kiểm định chất lượng.
1. Ban Lãnh Đạo Phòng
- Trưởng phòng:
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác khảo thí, kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp và các hoạt động đối ngoại, hợp tác quốc tế.
- Trực tiếp chỉ đạo xây dựng chiến lược đảm bảo chất lượng, kế hoạch tự đánh giá của trường và ký kết các biên bản ghi nhớ (MOU) với đối tác nước ngoài.
- Phó Trưởng phòng:
- Thường được phân công phụ trách chuyên sâu một trong hai mảng (chuyên trách Đảm bảo chất lượng/Khảo thí hoặc chuyên trách Hợp tác quốc tế), tùy thuộc vào thế mạnh chuyên môn.
2. Các Bộ Phận / Tổ Chức Năng Chuyên Môn
Do tính chất công việc có sự khác biệt lớn về nghiệp vụ, phòng thường được chia thành 2 tổ chức năng chính với các nhiệm vụ cụ thể:
A. Tổ Đảm bảo chất lượng (Hướng nội – Chuẩn hóa)
Tổ này tập trung vào việc duy trì, kiểm soát và nâng cao chất lượng đào tạo theo các bộ tiêu chí của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc các tiêu chuẩn quốc tế (như APACC, ISO).
- Công tác Kiểm định & Tự đánh giá:
- Chủ trì tổ chức hoạt động tự đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp và tự đánh giá các chương trình đào tạo hàng năm.
- Chuẩn bị hồ sơ, minh chứng và đón tiếp các đoàn đánh giá ngoài đến kiểm định chất lượng trường.
- Giám sát & Đảm bảo chất lượng nội bộ:
- Xây dựng và vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong trường (quy trình, biểu mẫu, công cụ đo lường).
- Tổ chức lấy ý kiến phản hồi của các bên liên quan: khảo sát sinh viên về chất lượng giảng dạy của giảng viên; khảo sát cựu sinh viên; khảo sát doanh nghiệp sử dụng lao động.
- Giám sát việc thực hiện các cam kết chất lượng của các Khoa và bộ phận trong trường.
B. Tổ Hợp tác quốc tế (Hướng ngoại – Phát triển)
Tổ này đóng vai trò là cầu nối kết nối nhà trường với các tổ chức giáo dục, đại sứ quán, hiệp hội và doanh nghiệp nước ngoài.
- Phát triển dự án & Ký kết hợp tác:
- Tìm kiếm, kết nối và đàm phán với các trường Cao đẳng, Đại học nước ngoài để triển khai các chương trình liên kết đào tạo (du học tại chỗ, chuyển tiếp học tập 2+1, 3+1).
- Soạn thảo, quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện các biên bản ghi nhớ (MOU), hợp đồng hợp tác quốc tế.
- Quản lý chương trình chuyển giao & Dự án ODA:
- Phối hợp với phòng Đào tạo tiếp nhận, vận hành và đánh giá các chương trình đào tạo được chuyển giao từ nước ngoài (ví dụ: chương trình theo tiêu chuẩn của Đức, Úc, Pháp…).
- Quản lý các dự án tài trợ quốc tế, học bổng nước ngoài dành cho giảng viên và HSSV.
- Quản lý đoàn ra – đoàn vào & Tổ chức sự kiện:
- Làm thủ tục đón tiếp các chuyên gia, giảng viên, sinh viên nước ngoài đến làm việc, giảng dạy hoặc giao lưu văn hóa tại trường.
- Hỗ trợ thủ tục (visa, hộ chiếu, công tác) cho cán bộ, giảng viên của trường đi học tập, khảo sát ở nước ngoài.
- Tổ chức các hội thảo, hội nghị quốc tế do nhà trường đăng cai.